Conoce aquí el método para mejorar el ambiente de trabajo, y conseguir que el ambiente sea cordial, empático además de productivo.
Trabajar en un ambiente cómodo, pero también incluyente, en el que todos los miembros del equipo se sientan contentos, es un reto permanente, pero que vale mucho la pena. Un ambiente de trabajo adecuado puede elevar la productividad por encima del 20% de acuerdo con estudios realizados por prestigiosas consultoras dedicadas a gestionar y capacitar los recursos humanos de las compañías.
Métodos para crear un gran ambiente de trabajo
Idealmente, se deben implementar acciones cotidianas que generen confianza entre todos los miembros de un equipo. Para ello, hay que promocionar espacios en los que cada persona sea escuchada, pero también, incentivada para que potencialice sus capacidades creativas e innovadoras y con esto, fomentar una sana competencia. Alcanzar todos estos objetivos, no es tarea fácil, pero es posible. Hay que comenzar por el principio: revisar que las instalaciones sean las adecuadas.
Trabajar en oficinas poco o mal iluminadas y desordenadas es una invitación irrefutable a momentos de desánimo, enojo, así como a la pérdida de concentración; factores todos que disminuyen la productividad y lastiman la convivencia laboral. No importa que se trate de oficinas pequeñas o grandes corporativos, dirigida por tener iluminación -preferentemente natural-, adecuada, así como un diseño interior óptimo que incluya espacios confortables, útiles y en donde exista un lugar para cada cosa, contribuye a desarrollar las condiciones propicias para mejorar el ambiente de trabajo.
Para lograr lo anterior, te sugiero:
Definir el objetivo de montar una oficina
De este punto dependerá el tipo de mobiliario, la colocación espacial de los objetos, así como los colores y el concepto estético a elegir. No es lo mismo ambientar una oficina comercial en donde se necesitan espacios para que las personas hablen cómodamente por teléfono sin interrumpirse mutuamente o distraerse, a un taller en el que se fabrican productos artesanales y que requiere incentivos visuales que mantengan al equipo energizado de forma constante. Y ni hablar de un gran corporativo en el que cada área, dependiendo su función, tiene necesidades diferentes a cubrir, pero que, al mismo tiempo, deben formar en su conjunto una unidad cromática congruente y sólida.
Elegir el diseño adecuado para la oficina
Teniendo claro cuál es la función de la oficina, se puede comenzar a diseñar el interior. En este punto te recomiendo acudir a una compañía de expertos que puedan ocuparse de todo el proyecto, desde su concepción y visualización, hasta la construcción y diseño. Como ya te mencioné, lograr el espacio adecuado es el primer paso en el camino de alcanzar la mayor productividad posible en la oficina.
Seleccionar a las personas correctas
En este punto te recomiendo apoyarte de un consultor en recursos humanos; él o ella sabrá cómo evaluar a cada miembro del equipo basándose en el objetivo a alcanzar, así como en el perfil del resto de los miembros para crear dinámicas que, a corto, mediano y largo plazos, apoyen a mejorar y mantener el ambiente de trabajo ideal en la oficina.
Con las instalaciones adecuadas y el personal óptimo, puedes probar el siguiente método para mejorar el ambiente de trabajo; considera que son solo lineamientos generales y consejos que deben personalizarse con base en las particularidades de tu oficina y equipo, pero deseo te resulten útiles para dar comienzo con un sistema que, si bien se implementa, garantiza el aumento casi inmediato de productividad.
Método de la Espiral Positiva
La comunicación, tanto de forma horizontal como vertical, es decir entre colegas y de subordinado a jefe y viceversa, es la base de este gran método para mejorar el ambiente de trabajo. Consiste en destinar 15 minutos cada mañana, no más, para revisar cómo están todos y cuáles son los objetivos del día. Asimismo, debes promover que al final del día se realice otra pequeña reunión, pero solo entre cada área o unidad de negocio para que revisen cómo estuvo el día y si se cumplió con lo acordado en la reunión general. Si ambas reuniones se llevan a cabo correctamente, al paso del tiempo descubrirán que no les llevarán más de 5 ó 7 minutos cada una. Establece espacios mensuales, en los que cada miembro del equipo pueda dar y recibir retroalimentación; por ejemplo, una vez al mes ocupa toda la mañana para recibir a quien desee comentarte algo de forma privada y promueve que así sea también entre colegas. De esta manera, podrás detectar cómo van desempeñándose las personas en cada área, cómo lo hacen en equipo y, además, los harás sentir escuchados (la espiral positiva que se dirige al objetivo corporativo), lo que sin duda mantendrá su empeño y buena voluntad para cumplir con sus responsabilidades. Para que este método funcione, debes ser muy cuidadoso con las formas, evitando al máximo que las reuniones se vuelvan un momento recreacional o que los miembros del equipo se sientan vigilados, en lugar de escuchados y apoyados.